テレアポで「どこまでかけたか
分からない」を防ぐ

重複架電・かけ漏れが招くもの

「どこまでかけたか分からなくなる」は、テレアポで最も起きやすいつまずきの一つです。そして、単なる効率の問題では済みません。

逆に「かけ漏れ」もまた損失です。追いかけるべき見込み客を放置してしまえば、取れたはずのアポを逃します。二度かけと、かけ漏れ。この両方を防ぐには、記憶ではなく記録に頼る仕組みが必要です。

なぜ分からなくなるのか（原因）

原因を整理すると、だいたい次の3つに集約されます。

• その場で記録していない：後でまとめて入力しようとして、忘れる・抜ける。
• 記録の場所が分かれている：紙のメモ、スマホの履歴、エクセルなど、記録がバラバラで一元化されていない。
• リストが整理されていない：NG先や対応済みが混ざったまま並んでいて、次にかけるべき相手が見えない。

エクセルでの防ぎ方

まずはお金をかけずに、エクセル（またはスプレッドシート）で防ぐ方法です。ポイントは、記録の徹底とリストの見せ方です。

1. 架電結果の列を必ず設け、かけたらその場で入力する。空欄＝未架電、記入済み＝架電済み、と一目で分かる状態を作る。
2. NG・着信拒否の先には「除外」の印をつけ、二度とかけないようにする。
3. 条件付き書式で、NGの行を赤、対応済みを緑などに色分けする。
4. フィルター機能で「架電結果が空欄の行だけ」を表示すれば、次にかけるべき相手だけが並ぶ。
5. 電話番号の重複は、エクセルの「重複の削除」や条件付き書式の重複チェックで、リスト作成時にあらかじめ洗い出しておく。

エクセルでの管理表の作り方全般については、別記事で項目テンプレートつきで詳しく解説しています（末尾にリンクがあります）。

ツールでの解決

件数が多い、スマホで完結させたい、手作業の徹底が続かない。そんなときは、架電に特化したツールを使うと、記録が自然に仕組み化されます。ここでは一例として、当サイトが運営するTFTでの扱いを紹介します。

• 架電結果をその場でステータス記録。色分けで架電済み・未架電が一目で分かる
• 「除外(NG)」ステータスで、かけてはいけない先を明確に管理できる
• リストの番号をタップして発信するため、記録と発信がひとつの流れになる
• スマホのブラウザで動作し、外出先でもその場で記録できる

どちらを選ぶか

結論はシンプルです。まずはエクセルで、記録を徹底する運用から始めてみてください。それで回るなら、それで十分です。

一方で、件数が増えてきた、スマホで記録したい、手作業の徹底がどうしても続かない、という段階になったら、ツールで仕組み化する方が結果的に楽で確実です。大切なのは、道具そのものより「かけたら必ず記録が残る流れ」を作ること。その流れさえあれば、二度かけもかけ漏れも大きく減らせます。

よくある質問

テレアポで同じ相手に二度かけてしまうとどうなりますか？

短期間に何度も同じ相手にかけると、迷惑がられてクレームや悪い印象につながります。特に一度断られた先やNGの先への再架電は、関係を悪化させます。重複架電を防ぐ仕組みは、効率だけでなく信頼を守るためにも重要です。

「どこまでかけたか分からなくなる」原因は何ですか？

架電結果をその場で記録していないこと、記録の場所が複数に分かれていること、リストが整理されていないことが主な原因です。記憶に頼ると、件数が増えるほど必ず抜け漏れが起きます。

エクセルで重複架電やかけ漏れを防ぐには？

架電結果の列を必ず設けて、かけたらその場で入力します。結果が空欄なら未架電、埋まっていれば架電済みと分かります。NG先には除外の印をつけ、フィルターで未架電だけを表示すれば、次にかけるべき相手だけが並びます。

ツールを使うと重複架電は減りますか？

架電結果をその場でステータス記録でき、色分けで架電済み・未架電が一目で分かるツールを使えば、抜け漏れは減らせます。NG先を除外ステータスで管理すれば、かけてはいけない先も明確になります。